هل تساءلت يومًا كيف يتمكن أكثر المقدمين خبرةً من الحفاظ على تركيزهم أثناء محاضراتهم، والبقاء على تواصل مع جمهورهم، وتذكر كل التفاصيل دون تردد؟ غالبًا ما يكمن الجواب في الاستخدام الذكي لـ ملاحظات المتحدث في PowerPointعلى الرغم من أنها ميزة يتجاهلها الكثيرون، فإن معرفة كيفية الاستفادة منها سوف يحدث الفارق بين عرض متوتر وأداء سلس وطبيعي واحترافي.
في هذا المقال أشرح تعليمات خطوة بخطوة حول كيفية استخدام ملاحظات المتحدث في PowerPoint، واستخداماتها، ونصائح عملية لتحقيق أقصى استفادة منها، وكيفية تطبيقها في العروض التقديمية الحضورية وعبر الإنترنت. ستجد أيضًا توصيات لتنظيم عرضك التقديمي والتدرب عليه، بحيث لا يؤثر استخدام الملاحظات على سلاسة العرض، بل يساعدك على التواصل بشكل أفضل مع جمهورك.
ما هي ملاحظات المتحدث ولماذا نستخدمها؟
ال ملاحظات المتحدث هذه مساحات في PowerPoint يمكنك من خلالها كتابة تذكيرات أو أفكار رئيسية أو معلومات مهمة، والتي لن يراها أحد غيرك أثناء العرض التقديمي، بينما لا يشاهد الجمهور سوى الشرائح. يُعد هذا النظام أساسيًا لدعم عرضك التقديمي وضمان عدم إغفال أي نقاط مهمة، خاصةً عند التعامل مع معلومات كثيرة أو مواضيع معقدة.
يقدم استخدام هذه الملاحظات العديد من المزايا:
- إنها تسمح لك بالحفاظ على السيولة من العرض التقديمي عن طريق تقليل التوتر وتزويدك بنص مرجعي.
- تحسين التواصل مع الجمهور، حيث يمكنك الحفاظ على التواصل البصري دون الحاجة إلى النظر باستمرار إلى الأوراق المطبوعة.
- إنهم يعززون الطبيعة من تدخلك، لأنك تتجنب القراءة حرفيًا وتركز على نقل الأفكار الرئيسية.
كيفية إضافة ملاحظات المتحدث في PowerPoint
تعتبر عملية إدراج الملاحظات بسيطة، ولكن من المهم معرفة جميع الخطوات لتحقيق أقصى استفادة من هذه الميزة:
- افتح عرض PowerPoint الخاص بك وحدد الشريحة التي تريد إضافة ملاحظة إليها.
- في الجزء السفلي من نافذة PowerPoint، سترى منطقة تسمى الملاحظاتإذا لم يظهر، ابحث عن الخيار ملاحظات العرض في شريط الأدوات أو انتقل إلى القائمة ويندوز فيستا وحدد الملاحظات.
- انقر على المساحة المخصصة وابدأ الكتابة. يمكنك إضافة كلمات رئيسية، أو أرقام، أو عبارات تحفيزية، أو توضيحات لمساعدتك على شرح رسالتك بشكل أفضل.
- كرر هذه العملية لكل شريحة تحتاج فيها إلى دعم نصي.
نصيحة إضافية: إذا كنت تقوم بتوزيع العرض التقديمي على الآخرين، فتذكر أن الملاحظات لا يتم عرضها إلا إذا تم تحديدها بشكل خاص في خيارات الطباعة، لذا لا تقلق بشأن رؤية جمهورك لمعلومات حساسة.
عرض الملاحظات أثناء العرض: عرض مقدم العرض
واحدة من أقوى الأدوات في PowerPoint هي عرض المشرفتتيح لك هذه الميزة رؤية الشريحة الحالية وملاحظات المتحدث على شاشتك (مثلاً، شاشة الكمبيوتر المحمول)، بينما تظهر الشريحة فقط على شاشة الجمهور. بهذه الطريقة، يمكنك تجنب الانحرافات، يمكنك البقاء مركزًا والتحقق من ملاحظاتك بسرعة وبسرية.
كيفية تفعيل عرض مقدم العرض
- قم بتوصيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك بالشاشة الخارجية أو جهاز العرض الذي سيتم عرض العرض التقديمي عليه.
- في PowerPoint، انتقل إلى علامة التبويب عرض الشرائح وضمن المجموعة بدء عرض الشرائح، انقر على Desde el Principio o من الشريحة الحالية.
- بشكل افتراضي، يجب أن يكتشف PowerPoint شاشتين ويقوم بتنشيطهما عرض المشرفإذا لم يتم التنشيط تلقائيًا، فابحث عن الخيار استخدام عرض مقدم العرض في الشريط السفلي وحدده.
- في هذا العرض، ستجد مساحة مخصصة على يمين الشاشة لملاحظاتك. يمكنك إجراء تعديلات، أو تكبير حجم النص، أو تعديل اللوحة لعرض أوضح.
نصيحة إضافية: في عرض مقدم العرض، يمكنك أيضًا التحكم في أدوات أخرى، مثل الإشارة أو الرسم على الشريحة باستخدام مؤشر الليزر أو القلم، أو تكبير مناطق معينة، أو الانتقال بسرعة إلى أي شريحة.
عناصر تحكم مفيدة في عرض مقدم العرض
- شاهد جميع الشرائح: إنه يعرض لك صورًا مصغرة لجميع الشرائح للتنقل السريع.
- تكبير الشريحة: يتيح لك تكبير أجزاء معينة إذا كنت بحاجة إلى تسليط الضوء على تفاصيل مرئية.
- أدوات الشرح: استخدم المؤشر أو القلم أو العلامة لتسليط الضوء على العناصر الرئيسية دون ترك أي أثر في العرض التقديمي الأصلي.
- إخفاء الشاشة: يمكنك تعتيم الشريحة الحالية للتركيز لفظيًا على رسالة مهمة.
يمكنك أيضًا استخدام هاتفك الذكي كجهاز تحكم عن بعد لتحريك الشرائح والتحقق من ملاحظاتك، وهو بديل مفيد إذا لم يكن لديك شاشة ثانية متاحة.
تكوين الشاشة التي تعرض الملاحظات
يتيح لك PowerPoint تحديد الشاشة (جهاز العرض أو الكمبيوتر المحمول) التي ستعرض "عرض المُقدّم". لعكس الإعدادات، ما عليك سوى الوصول إلى شريط "عرض المُقدّم" في الأعلى، ثم تحديد إظهار الإعدادات واختر تبديل عرض مقدم العرض وعرض الشرائحبهذه الطريقة، يمكنك التأكد من عرض ملاحظاتك دائمًا على الشاشة الصحيحة.
كيفية تحرير ملاحظات المتحدث أو توسيعها أو حذفها
أثناء تحضير عرضك التقديمي، يمكنك إضافة ملاحظات أو تعديلها أو حذفها في أي وقت مباشرةً من لوحة الملاحظات أسفل كل شريحة. يتكيف النص تلقائيًا، وإذا كتبت كثيرًا، سيظهر شريط تمرير لضمان عدم فقدان أي معلومات.
بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تغيير حجم نص ملاحظاتك في عرض المقدم باستخدام الأزرار الموجودة في الزاوية اليسرى السفلية من اللوحة، مما يضمن قراءة مريحة تناسب احتياجاتك.
ماذا تفعل إذا كنت لا ترغب في استخدام عرض مقدم العرض؟
هناك حالات قد لا ترغب فيها باستخدام "عرض المُقدِّم"، على سبيل المثال، إذا لم تكن لديك شاشة ثانية أو كنت تُفضِّل إدارة الملاحظات على الورق. يمكنك تعطيل هذه الميزة بسهولة من علامة التبويب "عرض المُقدِّم". عرض الشرائح: فقط قم بإلغاء تحديد الخيار استخدام عرض مقدم العرضوسيتم عرض العرض التقديمي بنفس الطريقة على جميع الشاشات.
يمكنك أيضًا إيقاف تشغيل هذا العرض قبل بدء العرض التقديمي من تفضيلات PowerPoint (على نظام التشغيل Mac)، ضمن القسم عرض الشرائح، قم بإلغاء تحديد المربع المقابل لمنع تنشيط عرض المشرف بشكل افتراضي.
الاستخدام التعاوني وتحديث الشرائح
إذا كان هناك عدة أشخاص يعملون معًا على عرض تقديمي، فإن PowerPoint (خاصةً في إصدار Microsoft 365) يتيح لك تحديث الشرائح باستمرار حتى أثناء العرض. بهذه الطريقة، ستظهر التغييرات التي يجريها أعضاء الفريق الآخرون فورًا. لتفعيل هذا الخيار، انتقل إلى عرض الشرائح والعلامة التجارية حافظ على تحديث الشرائحيمكنك أيضًا التحقق من "عرض المشرف" للتأكد من أن هذه الوظيفة تظل نشطة أثناء العرض التقديمي، وذلك من خلال الوصول إلى القائمة مزيد من خيارات العرض (أيقونة النقاط الثلاث).
نصائح لتنظيم ملاحظاتك واستخدامها بشكل فعال
ملاحظات كدعم أو كنص؟
مفتاح النجاح لا يكمن في ملء ملاحظات المتحدث بالخطاب بأكمله، بل في استخدامها كدليل. دليل قصير مع النقاط الرئيسيةالمعلومات الأساسية، أو العبارات التي ترغب في تذكرها. تجنب كتابة النص الذي ستقوله كاملاً، لأنك بذلك تخاطر بالإفراط في القراءة وتفقد استجابتك الطبيعية للجمهور.
هيكلية واضحة وبسيطة تُفيد كثيرًا. استخدم نقاطًا مُختصرة، أو كلمات مفتاحية، أو مُخططات مُختصرة تُتيح لك تصوّر الفكرة التي تُريد إيصالها في كل شريحة بنظرة واحدة. يجب أن تكون الملاحظات سهلة الرجوع إليها ولا تُشتت انتباهك. إذا وجدت ذلك مُفيدًا، يُمكنك ترقيم أفكارك أو استخدام الألوان لتسليط الضوء على الأقسام المهمة.
أهمية الممارسة
تدرب على عرضك التقديمي عدة مرات باستخدام ملاحظات المتحدث كما تفعل في مواقف واقعية. بهذه الطريقة، تتجنب الاعتماد المفرط عليها، ويمكنك التحكم في وقت الرجوع إليها دون التأثير على التواصل البصري أو وتيرة خطابك. سيساعدك التدرب أمام المرآة أو مع أشخاص تثق بهم على اكتشاف ما إذا كنت تنظر إلى ملاحظاتك بإفراط، وستتمكن من تصحيح ذلك قبل يوم العرض التقديمي.
لا تفرط في استخدام الشرائح كملاحظات
من الأفضل تجنب الإفراط في إثقال شرائحك بالنصوص ذات الصلة. قد يضيع جمهورك بسهولة إذا كان النص على الشاشة طويلاً أو إذا لم تكن الرسالة المرئية متوازنة مع المعلومات التي تقدمها. دع المحتوى المرئي يدعم رسالتك، ولكن احتفظ بالمعلومات الإضافية لملاحظات المتحدث.
- تجنب النصوص الطويلة على الشرائح: إن كثرة الكلمات قد تكون مزعجة وتتسبب في عدم انتباه الجمهور.
- قم بتضمين الصور ذات الصلة: الصور المختارة بعناية تدعم الرسالة وتجعلها أكثر وضوحًا. احرص على تحقيق التوازن بين النص والعناصر المرئية.
كيفية استخدام الملاحظات على منصات مختلفة
بالإضافة إلى PowerPoint، هناك أدوات أخرى مثل العروض التقديمية من Google o رئيسية يتيح لك أيضًا إضافة ملاحظات المتحدث وعرضها. عادةً ما تكون الإجراءات مشابهة جدًا: ابحث عن علامة تبويب ملاحظات المتحدث في أسفل الشاشة. الملاحظاتاكتب النص الخاص بك واضبطه ليكون مرئيًا لك فقط أثناء العرض التقديمي.
في عروض جوجل التقديمية، افتح خيار الملاحظات بسحب الشريط السفلي (المُشار إليه بثلاث نقاط وأيقونة يد) واكتب النص الذي تريده. في Keynote، يمكنك الوصول إلى الميزة من القائمة. عرض وحدد عرض ملاحظات مقدم العرض لتحرير المحتوى ذي الصلة أسفل كل شريحة.
الإعدادات المتقدمة والحيل لتحقيق أقصى استفادة من ملاحظاتك
التكنولوجيا في صالحك لتحسين جودة عروضك التقديمية، حتى لو احتجت إلى تغيير المعلومات بسرعة. تذكر:
- يمكنك تعديل ملاحظاتك في الوقت الفعلي، حتى قبل دقائق من العرض التقديمي أو أثناء العرض التقديمي نفسه إذا كان جهازك متصلاً.
- يمكن تعديل حجم الملاحظات لتتمكن من حفظ معلومات مهمة. استخدم شريط التمرير إذا كنت تكتب كثيرًا.
- قم بضبط حجم نص ملاحظاتك لتحسين إمكانية قراءتها استنادًا إلى تفضيلاتك الشخصية.
- قم بتكوين خيارات العرض الخاصة بك للتأكد من أنك أنت فقط من يرى ملاحظاتك وأن جمهورك يركز على رسالتك المرئية.
الأخطاء الشائعة عند استخدام ملاحظات المتحدث وكيفية تجنبها
من أكثر الأخطاء شيوعًا الاعتماد المفرط على النوتات، مما قد يُفقدك التواصل مع جمهورك ويجعل خطابك يبدو غير طبيعي. لتجنب ذلك:
- تعرف على معداتك: اعرف المحتوى الخاص بك جيدًا، لذلك كل ما عليك فعله هو إلقاء نظرة على الملاحظات.
- حافظ على رأسك عاليا: ابحث عن زاوية مشاهدة مريحة؛ لا تختبئ خلف الشاشة أو تنظر إلى الأسفل باستمرار.
- خذ فترات راحة استراتيجية: استغلّ فترات الصمت للرجوع إلى ملاحظاتك أو التركيز على أفكار مهمة. يُقدّر الجمهور هذه اللحظات لاستيعاب المعلومات.
- نظم ملاحظاتك: استخدم الرسوم البيانية الواضحة، والترقيم، وحجم الخط الكبير للرجوع إليها بسرعة وفعالية.
نصائح إضافية لتحسين عروضك التقديمية
ملاحظات المتحدث مُكمِّلة، وليست أساسًا لعرضك التقديمي. الثقة بالنفس والتنظيم والممارسة ستضمن لك تقليل الاعتماد عليها تدريجيًا وتحقيق تواصل أكثر سلاسة وإقناعًا. تذكر أنه حتى لو أخطأت، فلن يفهم جمهورك ما كنت ستقوله بالضبط، لذا استرخِ وتقدم بثقة.
نصيحة جيدة هي تنظيم ملاحظاتك على بطاقات فردية أو طباعتها بخط كبير، في حالة ظهور مشكلة فنية وتحتاج إلى اللجوء إلى الورق.
أخيرًا، استفد من جميع مزايا البرنامج لتحديث ملاحظاتك وتحسينها، حتى في اللحظات الأخيرة. اعمل دائمًا في بيئة تدريبية أقرب ما تكون إلى الواقع، واطلب الملاحظات، إن أمكن، لمواصلة تحسين تدوين ملاحظاتك وعلاقتك بجمهورك.
من الضروري الحفاظ على التوازن بين المعلومات المرئية على الشرائح والدعم النصي للملاحظات. تحقيق عروض تقديمية فعالة، جذابة ولا تنسى لأي جمهور. قم بمشاركة المعلومات وسيتمكن المزيد من المستخدمين من معرفة كيفية إنشاء ملاحظات المتحدث في PowerPoint..